Sistema de Contabilidad Turistica

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de una empresa es fundamental, ya que este es la herramienta que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos.

Partes introductivas

Muchas personas todavía creen que la contabilidad es una técnica de recopilación de información y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho más que eso, se constituye en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones. 

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados económicos que obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, también planifica y recopila los procedimientos a seguir en función del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, además registra y clasifica las operaciones de la empresa, para así informar los hechos económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos todo bajo control y supervisión del contador es por todos estos motivo la importancia de un sistema de contabilidad.

Antes de iniciar con la implementación de un sistema de contabilidad debemos saber primero el concepto de sistema de contabilidad
Sistema de contabilidad: es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
2. Preparar una lista de cheque
3. Elaborar informes.
4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
5. Diseñar formularios para todas las operaciones.
6. Diseñar reportes
7. Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

1. El Balance General.
2. Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1. Estado de Costo Estimado
2. 
   

   Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
• Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar. 
• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General

1. Activo
2. Pasivo
3. Capital

Estado de Resultado

1. Ingreso 7- Otro ingresos
2. Costos 8- Otros egresos
3. Gastos

Constitución de la Empresa

Juricont, S. A. 

Nace con la iniciativa del Lic. Rafael Antonio Rodríguez A. de incursionar en área de turismo especialmente en la prestación de servicio específicamente de alojamiento. 

Juricont, S. A. es una empresa prestadora de servicios turístico en el área de hotelería fundada el día 1 de Noviembre del 2008, la cual se rige por los estatutos ya aprobador por las leyes dominicanas sobres entidades de esta naturaleza. 

Esta empresa ubicada en el proyecto turístico de Playa Costa Verde, Montecristi, República Dominicana,. Cuenta con una expansión física de edificaciones de 30,000 mt², dividida en tres edificios, que suman un total de 406 habitaciones en un área de 60,000 mt² de terreno. Constituida por tiempo indefinido dando comienzo de sus operaciones en la fecha anteriormente mencionada. Los ejercicios sociales serán anuales, comenzando el día primero de Enero y terminando el treinta y uno de Diciembre de cada año, con excepción del primero que empezará el día de la constitución finalizando el treinta y uno de Diciembre siguiente. 

El capital social se fija en pesos dominicanos, moneda de curso legal.

De la junta de dirección el Sr. Rodríguez es el presidente y único dueño de esta empresa, el mismo será responsable en las tomas de decisiones. Existe un personal de gerentes departamentales dirigido por un gerente general, el cual depende directamente del mandato del Lic. Rafael Antonio Rodríguez Aren. 

Todos contratos y acuerdos de negociaciones son llevados a cabo por la administración de la gerencia, pero deberá ser aprobada y valida por el Sr. Rodríguez Aren.

Sistema de Contabilidad 

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva. 

En este contexto la creación de un buen sistema contable surge de la necesidad de información por parte de todos los actores que componen el todo empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para clasificar todos los hechos económicos que ocurren en el negocio. 

Es así que, la implementación de sistemas en contabilidad, se constituye en la base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa.

El sistema de contabilidad dentro de una organización, se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

Lista de chequeo 

En esta ocasión por requerimiento del gerente general de la empresa Juricont, S. A. asistimos, a sus instalaciones para hacer el levantamiento de lugar para el desarrollo e implantación de un sistema de contabilidad. 

A través de entrevista al personal que tendrá la responsabilidad del manejo de las actividades financiera de la empresa, evaluando todos los requerimientos necesarios para facilitar el agilizamiento de las informaciones financieras.

En esta visita tomamos los siguientes datos a cerca de la empresa.

Nombre de la empresa o razón social: Juricont, S. A. RNC: 04400042818 Ubicación: Complejo Turístico de Playa Costa Verde, Montecristi República Dominicana Empresa de servicio Cantidad de empleados: 365 empleados, Capital social: RD$200,000,000.00 pesos 

Datos general: Juricont, S. A. es una empresa prestadora de servicios turístico en el área de hotelería fundada el día 1 de Noviembre del 2008.

Esta empresa ubicada en el proyecto turístico de Playa Costa Verde, Montecristi, República Dominicana, teléfono 809-000-0000 fax 809-0000-0000, pagina Web: Juricont.blogspot.com. Cuenta con una expansión física de edificaciones de 50,000 mt², dividida en cuatro (4) edificios, que suman un total de 470 habitaciones en un área de 80,000 mt² de terreno. 

Concepto de Catálogo de Cuentas :

Es el índice o instructivo, donde, ordenada y sistemáticamente, se detallarán todas las cuentas aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su caso los números de las cuentas”.

Es importante al establecer un catálogo de cuentas, para un manejo adecuado de éste, que se acompañe de una guía que detalle los movimientos que afectarán a cada una de las cuentas contenidas en el mismo.

La elaboración de este catálogo puede ser de forma numérica, numérica decimal, alfabética, numérica alfabética o alfanumérica; todo esto dependerá siempre de las necesidades de la negociación o empresa, y esto indica que a las cuentas que se manejen, se le asignara un número en forma ordenada para su fácil manejo y control.

CATALOGO DE CUENTAS JC - JURICONT, S. A.
Código	Nombre de la cuenta		Origen
1	ACTIVOS
10	Activos Corrientes		Débito
101	Efectivo Caja & Banco		Débito
1010	Efectivos		Débito
101000	Caja General		Débito
101001	Caja Chica		Débito
1011	Bancos		Débito
101100	Banco de Reservas		Débito
101101	Banco Popular		Débito
102	Documentos & Cuentas por Cobrar		Débito
1020	Cuentas por Cobrar		Débito
102100	Cuentas por Cobrar, Clientes		Débito
102101	Cuentas por Cobrar, Funcionarios		Débito
102102	Cuentas por Cobrar, Empleados		Débito
102109	Otras Cuentas por Cobrar		Débito
1021	Documentos por Cobrar		Débito
102100	Documentos por Cobrar, Clientes		Débito
102109	Otros documentos por Cobrar		Débito
1030	Inventarios		Débito
103000	Inventarios Alimentos		Débito
103001	Inventarios Bebidas		Débito
103002	Inventarios Suministros		Débito
104	Activos Corrientes		Débito
1040	Seguros		Débito
104000	Seguros Pagado por Anticipados		Débito
			Débito
11	Activos Fijos		Débito
110	Activos Fijos Tangible		Débito
1101	Propiedad Planta & Equipos		Débito
110100	Terreno		Débito
110101	Edificios		Débito
110102	Mobiliarios & Equipos de Oficina		Débito
110103	Equipos de transporte		Débito
110199	Otros Activos Tangible		Débito
1102	Depreciación Activos Fijos Tangible		Débito
110201	Depreciación Acumulada Edificios		Débito
110202	Depreciación Acumulada Mobiliarios & Equipos de Oficina Débito		Débito
110203	Depreciación Acumulada Equipos de Transporte		Débito
110199	Depreciación Acumulada Otros Activos		Débito
120	Activos fijo Intangible		Débito
120000	Patentes		Débito
120001	Franquicia		Débito
1201	Depreciación Activos fijo Intangible		Débito
120100	Depreciación Patentes		Débito
120101	Depreciación Franquicia		Débito
2		PASIVOS (Acreedor)
20		Pasivos Corrientes	Crédito
201		Documentos & Cuentas por Pagar	Crédito
2010		Documentos por Pagar	Crédito
2010000		Documentos por Pagar	Crédito
2010001		Intereses por Pagar	Crédito
2010002		Sobre Giro Bancarios	Crédito
2011		Cuentas por Pagar	Crédito
201100		Cuentas por pagar Proveedores	Crédito
201101		Cuentas por Pagar Funcionarios	Crédito
201102		Cuentas por Pagar Empleados	Crédito
201103		ITBIS por Pagar	Crédito
201199		Otras Cuentas por Pagar	Crédito
2012		Retenciones por Pagar	Crédito
201200		Impuesto Sobre la Renta Salariados	Crédito
201201		Seguro Familiar de Salud	Crédito
201202		Seguro Complementario	Crédito
201203		AFP Descuento Empleados	Crédito
201204		ITBIS	Crédito
201205		ITBIS de Terceros	Crédito
201206		ITBIS Adelantado por Servicios	Crédito
2013		Gastos Acumulados por Pagar	Crédito
201300		Auditoria externa	Crédito
201301		AFP Descuento Patronal	Crédito
201302		Agua	Crédito
201303		Electricidad	Crédito
201304		Teléfono	Crédito
201305		Sueldos y Salarios	Crédito
201306		Regalía Pascual	Crédito
201307		Vacaciones	Crédito
201308		Cesantía	Crédito
201309		Bonificación	Crédito
3		CAPITAL
30		Capital Contable	Crédito
3010		Capital Contable	Crédito
301000		Capital Autorizado	Crédito
301001		Acciones por Emitir	Crédito
301002		Rectificativa Año Anterior	Crédito
301003		Reserva Legal	Crédito
301004		Utilidades sin Distribuir	Crédito
301005		Ganancia y/o Perdida Año Corriente	Crédito
4		INGRESOS
40		Ingresos	Débito
4010		Ingresos	Débito
401000		Habitaciones	Crédito
401001		Alimentos	Débito
401002		Bebidas	Débito
401003		Banquetes	Crédito
401004		Teléfono	Crédito
401005		Lavandería	Crédito
401099		Otros Ingresos	Débito
5		COSTOS Débito
50		Costos	Débito
501		Costos	Débito
5010		Costos de Ventas	Débito
501000		Alimentos	Débito
501001		Bebidas	Débito
501002		Teléfono	Débito
501003		Lavandería	Débito
501099		Otros Costos	Débito
6		GASTOS
601		Gastos Operacionales	Débito
6010		Nominas & Gastos Relacionados	Débito
601000		Sueldos & Salarios	Débito
601001		Seguro Patronal	Débito
601002		Beneficios Empleados	Débito
601003		Teléfonos	Débito
601004		Dietas	Débito
601005		Publicidad	Débito
601006		Comunicación	Débito
601007		Reparación y Mantenimiento Vehículos	Débito
601008		Regalía Pascual	Débito
601009		Vacaciones	Débito
601010		Cesantía	Débito
601011		Bonificación	Débito
601012		Viáticos	Débito
601013		Comisiones	Débito
601014		Seguros Médicos	Débito
601015		Almuerzo	Débito
601016		Adiestramiento	Débito
601017		Materiales de Oficina	Débito
601099		Otros	Débito
602		Gastos Generales & Administrativos	Débito
6020		Nominas & Gastos Relacionados	Débito
602000		Sueldos & Salarios	Débito
602001		Seguro Patronal	Débito
602002		Beneficios Empleados	Débito
602003		Teléfonos	Débito
602004		Dietas	Débito
602005		Publicidad	Débito
602006		Comunicación	Débito
602007		Reparación y Mantenimiento Vehículos	Débito
602008		Regalía Pascual	Débito
602009		Vacaciones	Débito
602010		Cesantía	Débito
602011		Bonificación	Débito
602012		Viáticos	Débito
602013		Comisiones	Débito
602014		Seguros Médicos	Débito
602015		Almuerzo	Débito
602016		Adiestramiento	Débito
602017		Materiales de Oficina	Débito
602018		Prestaciones Laborales	Débito
602019		Transporte	Débito
602020		Agua	Débito
602021		Basura	Débito
602022		Seguros Generales	Débito
602023		Seguros de Vehículos	Débito
602024		Material de Oficina	Débito
602025		Suministros de Oficina	Débito
602026		Depreciaciones	Débito
602027		Combustible y Lubricantes	Débito
602028		Reparación Equipos de Oficina	Débito
602029		Reparación Mobiliario de Oficina	Débito
602030		Mantenimiento de Equipos de Transporte	Débito
602031		Mantenimiento Edificios	Débito
602032		Donaciones	Débito
602099		Otros	Débito
603		GASTOS FINANCIEROS	Débito
603000		Gastos de Capital	Débito
603001		Interese por pagar

DESCRIPCIÓN Débito Crédito 

1010 Efectivo 

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una empresa para cubrir sus inmediatas obligaciones. 

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación: 

Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras. 

Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa. 

Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa. Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional. 

Se débita: por los ingresos de dinero en moneda de curso legal o correspondientes de: 

• Cobranzas
• Extracciones de cuentas bancarias 
• Retiro en efectivo por vencimiento de plazo fijo 

Se acredita: por los egresos de dinero en moneda de curso legal correspondientes de: 

• Pagos 
• Depósitos en cuentas bancarias. 

101000 Caja General 

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Es una cuenta de saldo deudor, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja. Se debita con los cheques y dinero en efectivo que recibe la empresa. Se acredita cuando se hace el depósito de cheque o efectivo en el Banco. 

1011 Bancos 

Es valor nominal del efectivo propiedad de la empresa depositado en instituciones financieras. Estas cuentas pueden ser, cuentas de ahorro y las cuentas corrientes. Tienen saldo deudor. 

Se debita cada vez que la empresa envía un deposito de efectivo o cheque, al banco o por los intereses ganado. 

Se acredita cuando se emite un cheque o por los intereses cobrado por el banco por el servicio que este ofrece. 

1020 Cuentas por Cobrar 

Activo Circulante exigible, comprende las cantidades por cobrar en cuenta abierta a los deudores por operaciones propias del negocio, las cuentas por cobrar a los accionistas funcionarios o empleados. 

Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa.

Se acredita cada vez que el cliente paga o hace abonos de su deuda que tiene con la empresa. 

Por Cobrar Representa el importe de las cuentas de clientes por cuyos importes se han aceptado como garantía colateral letras de cambio u otros documentos crediticios, que se convertirán en efectivo en un término superior a un año. Comprenden entre otros, los préstamos otorgados y las obligaciones de otras entidades. 

Las transacciones en esta cuenta deben sustentarse en la emisión o cobro de estos instrumentos de pago, debiendo mantenerse un riguroso control sobre las fechas de emisión y vencimiento de cada uno, a fin de ejercitar en su caso las acciones legales que la tenencia de la misma permite, si fuere necesario.

1. Por los documentos que se admitan como respaldo de las ventas realizadas.
2. Por los documentos que se admitan como respaldo de las cuentas por cobrar a largo plazo. 
3. Por los cobros efectuados antes del término de largo plazo.
4. Al protestarse el efecto dentro de los días establecidos para dicho acto (al negarse el girado a su aceptación o a su pago).
5. Por la reclasificación de las cuentas que correspondan, al final de cada ejercicio económico, que se transfieren a Efectos, Cuentas y Partidas por Cobrar a Corto Plazo. 

1030 Inventarios 

El inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. Se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la empresa, por lo que se considera como un activo corriente. Los inventarios están constituidos por los bienes de una entidad que se destinan a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como son la materia prima,

la producción en proceso, los artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para el mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

• Por la adquisición de materias primas y materiales. 
• Por sobrantes detectados.
• Por recepción de materias primas y materiales que habían sido reclamados a los suministradores. 
• Por devoluciones al almacén de materias primas y materiales que habían sido extraídos para el proceso de productivo. 
• Por devoluciones al almacén de materiales que habían sido extraídos para el consumo no productivo. 
• Por la salida del almacén con destino al consumo productivo. 
• Por la salida del almacén con destino al consumo no productivo. 
• Por faltantes, roturas, averías o mermas detectadas. 
• Por devoluciones a los proveedores.

104000 Seguros Pagados por Anticipados 

Representan desembolso pagados por adelantado, que deben ser absorbidos en partes alícuotas por los costos o gastos de períodos posteriores, no superiores a un año. Por los gastos en que se incurren. Por la proporción que se incluye en los gastos o costos de períodos posteriores. 

110 Activo Fijo Tangible 

Representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la venta. Estos activos, con excepción del terreno, se trasladan su valor paulatinamente, durante su vida útil, a la producción de bienes y a la prestación de servicios. 

1. Por la compra de AFT 
2. por Reposición. 
3. Por sobrantes de Activos Fijos Tangibles.
4. Por la recepción del traspaso de AFT de otra entidad.
5. Por los avalúo que implican aumentos en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en sociedades o emperras. 
6. Por el traspaso de AFT a otra entidad. 
7. Por las bajas definitivas de los AFT – cuando la depreciación acumulada es menor que su valor inicial. 
8. Por las bajas definitivas de los AFT – cuando la depreciación acumulada es igual que su valor inicial. 
9. Por las ventas de los AFT – cuando se vende por su valor actual. 
10. Por las ventas de los AFT – cuando se vende por encima de su valor actual. 
11. Por las ventas de los AFT – cuando se vende por debajo de su valor actual. 
12. Por las bajas por faltantes.
13. Baja por pérdida por desastres.
14. Por los avalúo que implican disminución en los valores actuales de los activos fijos tangibles, en una empresa. 

1102 Depreciación fijo Tangible 

Estas cuentas se corresponden con la pérdida del valor que sufren los Activos Fijos Tangibles y que se registra en ellas, debido al desgaste ocasionado por el uso normal o extraordinario durante los períodos que presten servicios o participen en la producción o a su obsolescencia tecnológica. 

1. Por la baja de los Activos Fijos tangibles por desastres. 
2. Por la baja definitiva del Activo Fijo Tangible, cuando la depreciación acumulada es igual que su valor inicial. 
3. Por la baja definitiva del Activo Fijo Tangible, cuando la depreciación acumulada es menor que su valor inicial.
4. Por la venta del Activo Fijo Tangible, cuando se vende por su valor actual.
5. Por la venta del Activo Fijo Tangible, cuando se vende por encima de su valor actual. 
6. Por el traspaso de Activo Fijo Tangible a otra entidad.
7. Por la baja del AFT por pérdida por desastres. 
8. Por la venta del Activo Fijo Tangible, cuando se vende por debajo de su valor actual. 
9. Por las tasas de depreciación del Activo Fijo Tangible para reposición. 
10. Por la recepción de Activos Fijos Tangibles traspasado de otra entidad. 

120 Activo Fijo Intangible 

Comprenden los bienes no materiales que se poseen por las entidades para llevar a cabo las actividades operativas. Su característica fundamental es que no adoptan forma corpórea y sólo son visibles en el instrumento legal que justifica el derecho a su usufructo. 

Los Activos Intangibles se registran sólo si se ha tenido que pagar algún costo de adquisición o desarrollo para obtenerlos. En algunos casos se amortizan, lo que equivale a recuperar lo por los pagos efectuados por estos bienes, excepto en los arrendamientos con opción de compra en que se debitan por el importe de la deuda del principal o de éste más los intereses.

• Por su valor inicial al darse de baja.
• Al finalizar el contrato de la marca de fábrica y del nombre comercial.
• Invertido mediante su absorción como costos o gastos. 
• Incluyen entre otros, patentes, marcas de fábricas, nombres comerciales, franquicias, propiedad intelectual, arrendamiento financiero con opción de compra, programas computacionales, etc

1203 Depreciación Fijo Intangible 
Se registra en estas cuentas la pérdida de valor que sufren ciertos Activos Fijos Intangibles, por el vencimiento del tiempo establecido como término de su usufructo.

• Por la baja de los Activos Fijos Intangibles. 
• Al finalizar el contrato de la marca de fábrica y del nombre comercial. 
• Por el cargo sistemático de la proporción de su valor a costos o gastos del período.

2010 Documentos por Pagar 

Representa la ascendencia de las obligaciones a pagar a terceros por las cuales se han extendido o están respaldadas por letras de cambio u otros documentos crediticios. 

Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos y aceptados de suministradores. 

El control y registro de las operaciones que se contabilicen en esta cuenta debe basarse indefectiblemente en los documentos suscritos por la entidad que la obliguen jurídicamente, de acuerdo a lo estipulado en la legislación vigente, al pago de los importes convenidos en la forma y plazos acordados. 

• Por los pagos de los documentos señalados anteriormente. 
• Al conocerse del Protesto del efecto por pagar. 
• Por los documentos aceptados. 
• Al final de cada año se transferirá el valor de la letra o pagaré, cuando éstos se deban al año siguiente.

2011 Cuentas por pagar 

Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes a corto plazo, independientemente que su pago se efectúe previa o posteriormente a la recepción o aceptación de las mercancías, materiales, servicios recibidos, etc. 

• Comprende los importes pendientes por mercancías suministradas debidamente recepcionadas, o servicios prestados por los proveedores de acuerdo con los convenios o contratos suscritos, así como los gastos de transportación y otros derivados de la manipulación de las mercancías.
• Por los pagos efectuados o realizados. 
• Por la aceptación de letras de cambio. 
• por la deuda contraída a corto plazo. 
• Por devoluciones a los proveedores aceptados por éstos. 
• Por ajustes a los importes previamente facturados por los proveedores por acuerdo entre las partes. 
• Por las notas de créditos emitidas por el proveedor, por las reclamaciones efectuadas. 
• Por la recepción de productos o servicios acreditados a cuentas por pagar, cuyo pago lo originó un pago anticipado que por vencimiento del plazo (más de 30 días) se pasa a la cuenta de Depósitos y Fianzas. 
• Por la cancelación de Cuentas por Pagar a Proveedores con Cuentas por Cobrar a Clientes. 
• Por las obligaciones contraídas al efectuar las compras de productos. 
• Por los servicios recibidos de terceros. 
• Por el traslado de la parte de la deuda a pagar a largo plazo por el arrendamiento el próximo año. 
• Si al finalizar el contrato de arrendamiento el activo fijo se adquiere por un valor de tasación mayor que su valor actual en Libros, se registrará la diferencia. 
• Contabilizando los trabajos recibidos por la reparación general. 
• Por gastos incurridos por compras a terceros a diferir en un corto plazo.
• Por gastos de operaciones corrientes incurridas por compras a terceros a diferir a un largo plazo.

2012 Retenciones por Pagar 

Se registran en estas cuentas los importes de las retenciones efectuadas a partir de los salarios a los trabajadores, en virtud de las disposiciones legales establecidas. 

1. Por el pago a las entidades o beneficiarios de las mismas. 
2. Por el registro de la nómina por pagar, creando la provisión para vacaciones y las obligaciones con el presupuesto. 
3. Por el registro de la Nómina de Vacaciones. 
4. Por el registro de la Nómina de Seguridad Social por invalidez parcial y jubilación.

1213 Gastos Acumulados por Pagar 

Comprenden, al final de cada período económico, los gastos incurridos que se encuentran en proceso de pago e incluyen conceptos tales como: rentas, intereses, igualas, comisiones de ventas o cobros, fletes, almacenaje, primas de seguros, servicio de energía, teléfono, gas, agua, etc. 

En los casos donde no se hayan recibido los importes reales de los mismos, se deben hacer estimaciones de gastos que se realizan por la entidad, a fin de computar correctamente los gastos que correspondan a cada período mensual. Esta cuenta se ajusta al gasto real en el momento de realizar los pagos y/o registrar la obligación a partir de los documentos recibidos.

• Por los pagos efectuados. 
• Por la cancelación de las estimaciones realizadas una vez que se han recibido las cuentas reales. 
• Por las estimaciones efectuadas. 
• Por la acumulación de los gastos incurridos en el período en proceso de pago. 
• Cuando el estimado realizado el año anterior es inferior al gasto real facturado.

301000 Capital Social Autorizado 

1. Representa el importe total del Capital en Acciones Autorizado a la entidad. 
2. Según su escritura Pública de Constitución o Acta de incorporación. 
3. Esta cuenta se mantiene con su valor original, salvo que se modifique el Capital en Acciones de la entidad por Acuerdo de la Asamblea General de Accionistas debidamente legalizado. 
4. Por disminución del Capital en Acciones. 
5. Por el total del Capital en acciones autorizado a la entidad. 
6. Por el aumento del Capital en Acciones.

301001 Acciones por emitir 

Representa el saldo en acciones de la empresa pendiente de vender a los futuros accionistas. 

Se crea por el total del Capital Autorizado y se va rebajando en la medida en que se venden las acciones. Igualmente se rebaja por el importe de los bonos convertidos a acciones en los casos en que este tipo de operación se realice. 

• Por el importe del capital en acciones autorizado a la entidad en su creación. 
• Por el aumento del Capital en Acciones. 
• Por la venta y cobro de acciones, es decir por su puesta en circulación. 
• Por disminución del Capital en Acciones. 
• Por la conversión de Bonos en Acciones. 
• Simultáneamente, al entregar las acciones suscritas pagadas. 
• Al entregar acciones de fundadores a los organizadores de la empresa. 
• Al registrar la venta de contado de acciones por un valor superior a su valor nominal. 
• Al contabilizar la venta de acciones por un valor inferior a su valor nominal.

4010 Ingresos 

Comprenden los importes, por las entregas a clientes, de productos terminados, trabajos efectuados, servicios prestados y mercancías adquiridas para este fin.

• Por la cancelación de esta cuenta al final del período contable. 
• Por el precio de venta de las mercancías entregadas. 
• Al recibirse aceptada la Letra de Cambio o el pagaré a corto plazo por la venta realizada. 
• Al recibirse aceptada la Letra de Cambio o el Pagaré a largo plazo por la venta realizada.

5010 Costos de Ventas 

Incluyen los costos de las producciones terminadas, servicios prestados, trabajos ejecutados y mercancías vendidas, entregadas a los clientes. 

Los débitos a estas cuentas se efectúan a costo real, aunque durante el mes pueden registrarse las entregas a costo planificado o a precio fijo de registro, siempre que se efectúen los ajustes correspondientes al final del mes, para registrar dichos importes al costo real. 

En el caso de las ventas de mercancías que se controlan en inventario a precios de venta a la población, pueden debitarse incluyendo en sus costos los importes de los descuentos comerciales y del Impuesto de Circulación, siempre que dichos importes se disminuyan al final de cada mes. 

• Por la venta de mercancías y fijando el coto. 
• Por ajustes de precio por disminución de la Mercancía para la Venta. 
• Por ajuste de precios por aumento de la Mercancía para la Venta 
• Por la devolución de mercancías para la venta, y la disminución del costo.
• Los saldos de esta cuenta se cancelan, al final del año, contra la cuenta de resultado.

601 Gastos Operacionales 

Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados. Estos se debitan cuan son consumidos Se acreditan para el cerrar esta cuentas 

603 Gastos Financieros 

Comprenden los gastos en que se incurran, relacionados con las operaciones financieras. 

Incluyen, entre otros, conceptos tales como: intereses, gastos y comisiones bancarias pagados, por gastos por fluctuaciones de las tasas de cambio, multas, sanciones, morosidad e indemnizaciones, descuentos por pronto pago y bonificaciones concedidas a los clientes y cancelación de cuentas por cobrar, cuando no se ha creado la provisión correspondiente. 

1. Contabilizando los Gastos de Comisiones y Servicios Bancarios. 
2. Registrado en el Estado de Cuentas del Banco. 
3. Al descontarse en Banco la Letra de Cambio, antes de su vencimiento. 
4. Mensualmente se registran los intereses sobre efectos por pagar devengados. 
5. Por los gastos de los intereses y fijando la obligación de los intereses por el préstamo recibido del Banco. 
6. Se acredita par el cierre de esta cuenta. 
7. Control Interno sobre las cuentas por pagar

CUENTAS POR PAGAR 

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones, etc. 

CONTROLES INTERNOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR 

Las requisiciones, ordenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incúmbente superior jerárquico. 

1. Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar pre numeradas de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica. 
2. Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas por pagar. 
3. La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación. 
4. Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se registrarán de inmediato las cuentas por pagar. 
5. Auditoria interna supervisará en todos los casos, que se comparen las facturas contra las órdenes de compras y los reportes de recepción que dan origen a las cuentas por pagar. 
6. Tanto la factura como la orden de compra deben ser canceladas en el mismo momento en que se efectúa el pago de la deuda. 
7. Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados con los saldos del departamento de contabilidad. 
8. Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto claro que explique los desembolso. 
9. Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago. 
10. Se deben atender las solicitudes de confirmación de cuentas por pagar. 
11. Se debe preparar una relación mensual de cuentas por pagar con sus respectivos comprobantes y conciliarla con la cuenta control. 
12. Es responsabilidad del incúmbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera, y el auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

Las cuentas por cobrar se originan por la venta de los productos de la organización o por la venta de determinada clase de servicio, el establecimiento de las mismas esta enfocado hacia el elemento originador de la cuenta por cobrar y al correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio, es necesario asegurarse de que las cuentas por cobrar han sido debidamente registradas. 
CONTROLES INTERNOS CUENTAS POR COBRAR 

1. El otorgamiento de crédito a clientes, funcionarios y empleados se efectuará sobre la base de las políticas establecidas por la institución. 
2. Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, funcionario y empleado. 
3. Deben realizarse arqueos periódicos de los documentos al cobro, para conciliarlos con los libros de contabilidad. 
4. Las autorizaciones para descargo de cuentas malas, deben ser aprobadas en atención a las normas contables y leyes que existen para tales fines. 
5. Auditoria interna enviará estado de cuentas con regularidad a todos los deudores e investigará todas las partidas reportadas con discrepancias. 
6. Todos los cheques de clientes o relacionados que sean devueltos por falta de provisión de fondos se anotarán en un registro especial con los detalles que identifiquen a quienes los emitieron: fecha, nombre del emisor, banco girado, importe, etc. además una columna de “observaciones” para cualquier detalle adicional. 
7. No se recibirán cheques personales, o de empresas que les hayan devuelto cheques en dos ocasiones anteriores sin ninguna explicación o justificación válida. 
8. El Departamento de Contabilidad, deberá registrar las devoluciones de cheques con las notas de débito bancarias recibidas, realizando un asiento deudor a la cuenta de cheques devueltos por el monto del mismo, y deberá pasar el departamento de cobros para la gestión de su cobranza en efectivo inmediatamente se reciba. 
9. No se otorgarán créditos a empleados que tengan menos de tres (3) meses trabajando en la institución. 
10. Es responsabilidad del incúmbente de mayor jerarquía, el encargado del área financiera y del auditor interno velar por el cumplimiento de estos controles.

Control Interno Sobre Inventarios 

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las empresas exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen. 

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. 
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. 
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición. 
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario. 
6. Comprar el inventario en cantidades económicas. 
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas. 
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Conclusión 

En este trabajo aprendí mucho más acerca de los sistemas de contabilidad, además también aprendí como elaborar e implementar un sistema de contabilidad en una empresa, así, como elaborar todo los diferentes tipos formularios y reportes usados en la información financiera.

Pude darme cuenta la importancia que tiene un sistema de contabilidad dentro de cualquier entidad que lleve registros financieros, sin importar su naturaleza, espero que el lector y los estudiantes le saquen mucho provecho a casos tan importes como éste