Sistema de Contabilidad II y sus Componentes

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Los sistemas de contabilidad y sus componentes

Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del campo de la información financiera, es la planeación e instalación de sus sistema de contabilidad. Para lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las expectativas de la entidad económica, el especialista estudia su naturaleza, analiza los tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o selecciona, las formas de registros necesarios para controlar las operaciones que se han de producir.

Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en función de las operaciones de su forma y libros que lo integran. El proceso de registro, puede ser ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales como sistemas electrónicos.

Débito y Crédito

En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los Débitos y en el lado derecho se registran los Créditos. Al registro de un asiento en el lado izquierdo de una cuenta se le llama débito o cargo, y a un asiento que se nota en el lado derecho se le llama crédito o abono.

En muchas ocasiones, las personas que desconocer la teoría de la contabilidad suele creer que los cargos representan algo desfavorable y que los créditos constituyen un concepto favorable. En tal sentido, en ninguno de los dos casos se presentan situaciones favorable ni desfavorable, ya que esto se refiere a los dos lados de una cuenta y por consiguiente, todas las cuentas se débitan y se acreditan.

Origen de las Cuentas

El balance de una cuenta esta supeditado a la partida que comprende y su incidencia en los recursos que la empresa utiliza para sus operaciones normales, se colocan del lado derecho (crédito) aquellas que aumentan el capital de una entidad, cuyo primer registro se realiza del lado derecho, aumenta del lado crédito y disminuye del lado débito, como son:

                                                 - El crédito externo (suplidores),

                                 - Crédito interno (capital de los dueños)

  - Los ingresos generados por el intercambio de los bienes              adquiridos o productos

Las cuentas que presentan un balance en el lado izquierdo (débito) son aquellas que disminuyen el capital, cuya primer registro se realiza del lado izquierdo, aumentan del lado débito y disminuyen del lado crédito, como son:

1. La aplicación de recursos al adquirir las unidades de activos
2. Al sacrificar (costos) los recursos para producir un bien tangible o intangible
3. El reconocimiento de la partida de los gastos generales y administrativos y gastos financieros.

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Clasificación de las actividades mercantiles

Las actividades mercantiles se clasifican, atendiendo a la naturaleza de cada entidad económica:

1. Comerciales: es cuando la empresa se dedica a comprar y vender mercancías.
2. Industriales: es cuando la empresa adquiere materias primas para transformar y fabricar los artículos que comercializan.
3. Servicios: es cuando la empresa se dedican a brindar algún servicios.

Registro de las transacciones

En la definición de contabilidad, se conceptualiza como el arte de "registrar, resumir y clasificar" las operaciones de un negocio en términos monetarios. ¿De qué recursos se vale la contabilidad para registrar?. La contabilidad registra las transacciones en libros que se llaman Diarios(General y Especializados), las resume por cuentas, que conforman el libro Mayor (General y Auxiliares), y presenta sus resultados en forma de Estados Financieros e informes.

Cuando hablamos de registros de las transacciones nos referimos a el pase de las diferentes transacciones a los modelos de los registros contables .

Usuarios de la información financiera

Los usuarios de la información financiera, a quienes por diferentes razones les interesa conocer de los resultados obtenidos por una entidad, se pueden agrupar en internos y externos.

• Internos: promotores, consejo de administración, la gerencia general, encargados de departamentos y empleados.
• Externos: futuros inversionistas, bancos, acreedores en general, el gobierno, sindicatos y clientes.

Los promotores: a quienes les interesa conocer periódicamente la evolución que ha tenido el negocio en la marcha hacia sus objetivos, muy especialmente lo referente a sus beneficios.

Los gerentes: quienes se auxilian de la contabilidad para que les proporcione datos necesarios para planificar y controlar el funcionamiento de la empresa, esto es, que la contabilidad proporciona controles a la gerencia a través del plan de organización y de la asignación de responsabilidades al personal que ejecuten las tareas.

A los acreedores y presuntos acreedores: son estos los bancos, financieras, proveedores de mercancías, quienes investigan la situación financiera de la empresa, antes de otorgarle cualquier crédito, para determinar su solvencia económica y garantizar el retorno de su inversión.

Al gobierno: la contabilidad le suministra información al Estado a través de sus principales recaudadores, con fines de cobrar tributos y elaborar datos estadísticos y económicos.

Al consejo de administración: le interesa la información financiera para conocer la situación económica y los resultados actuales, y tomar las acciones para los proyectos mediatos y futuros.

Los sindicatos: están interesados en las informaciones provistas por la contabilidad para determinar la participación de su membresia en los beneficios que equivale a un porciento de los resultados netos de cada periodo contable.

Funcionarios y empleados: les importa la información financiera porque ellos reciben una bonificación anual que esta ligada a los beneficios de la empresa, según los acuerdos contractuales, colectivos e individuales.

Áreas Laborables de un Contador

El ámbito de trabajo para los profesionales de la contabilidad se divide en las áreas siguientes:

Profesional independiente:

Firma de auditores y de manera personal; realizando auditorias para revisar y comprobar los registros financieros de un entidad para determinar si se han aplicado las políticas contables correctas, y si se han observado las normas dictadas por la administración y los organismos internacionales como las NIC-NIIF.

Consultor administrativo-financiero; desarrollando sistemas, procesos, normas y estándares a las áreas operativas y gerenciales de las organizaciones, tales como : sistemas de contabilidad, planeación financiera y establecimiento de controles internos, entre otros.

Perito forense; se establecen en los delitos monetarios.

Contador y auditor gubernamental; se establece en los organismos fiscalizadores de origen público o del estado.

Asesor impositivo; se realiza dando asistencia en problemas fiscales y en las declaraciones juradas ante las oficinas recaudadoras.

Profesional dependiente:

Socio financiero; trabajando para una sola organización privada, asumiendo la responsabilidad de supervisar y asegurar la calidad de la información financiera, administrativa y fiscal que se genera en la entidad económica para la cual presta sus servicios. Desarrolla y propone políticas contables mas adecuadas, diseña sistemas de información, establece controles internos a las operaciones y proporciona a los funcionarios superiores la información contable necesaria para la toma de decisiones.

Director; trabajando en departamentos de contabilidad en las instituciones publicas.

Docente e investigador.

Transacciones

Las transacciones son el intercambio o operaciones económicas que se producen como consecuencia de la demanda y la oferta de bienes y servicios que hacen las entidades en su afán por lograr un objetivo. Cuando las empresas adquieren bienes y servicios, producen un efecto de acción-reacción en los balances de las cuentas en el Mayor General, creando, disminuyendo o aumentando.

En una empresa las transacciones básicas son las siguientes:

1. Compra de mercancía a contado o a crédito: son transacciones que incrementan los inventarios de una empresa y a su vez, disminuyen el efectivo en caso de que la compra sea al contado y aumenta los pasivos si es a crédito. Siempre sobre la base del costo del valor pagado u obligación asumida.
2. Ventas de mercancía a contado o a crédito: constituyen transacciones productora de ingresos, ya que se entregan bienes o se prestan servicios a los clientes por un valor mayor al costo de su adquisición. Estas aumentan el efectivo si es al contado o las cuentas por cobrar si es a crédito, y generalmente disminuyen las existencias de la mercancías.
3. Pago de obligaciones: son transacciones que reducen las deudas de las empresas y a su vez, disminuyen el efectivo, ya que a medida que pagamos mas debemos menos y por consiguiente, disponemos de menos efectivo.
4. Cobros a clientes: consisten en recibir de manera parcial o total los valores adeudados por los clientes, por tanto, estas transacciones aumentan el efectivo y disminuyen las cuentas por cobrar que se tienen concertadas con los clientes.
5. Compra de bienes muebles e inmuebles al contado o a crédito: constituyen inversiones que realizan las empresas en bienes como terrenos, edificios, maquinarias, mobiliarios de oficina, etc., los cuales se adquieren con el propósito fundamental de que estos les brinden a la empresa un servicio en el desarrollo de sus actividades. Estas transacciones aumentan los recursos productivos de la empresa y disminuyen el efectivo si es al contado, y aumentan los pasivos si es a crédito.
6. Gastos operacionales: son transacciones que se realizan por los servicios recibidos por la empresa, cuya finalidad es contribuir a producir ingresos.
7. Inventarios: son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
8. Facturación: factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Tipos de Contabilidad

Una de las virtudes de la contabilidad, lo constituye su neutralidad, puesto que siendo un único sistema de registro, deberá satisfacer diferentes usuarios de su información, con intereses particulares, ubicados dentro y fuera de la organización. Esto hace necesario una clasificación de la información procesada.

De acuerdo al tipo de empresa de que se trate o del interesado, se utilizan sistemas contables que suministran informaciones a cada usuario. En este ámbito tenemos:

Contabilidad Financiera: Se encarga de suministrar información económica a los accionistas y a los usuarios externos, tales como suplidores y agentes de créditos. Es obligatoria y deberá observar reglas preestablecidas para que sea confiable y aceptada. Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización.

Contabilidad Administrativa: Esta organizada para suministrar información para consumo interno de la administración. Es opcional y no esta sujeta a reglas. Hace más énfasis sobre el futuro y no tiene que ser precisa.

Contabilidad Gubernamental: Llevar la contabilidad del gobierno central, instituciones descentralizadas, empresas públicas y las municipales. Elaborar los estados financieros correspondientes, realizando las operaciones de apertura, ajustes y cierre de la misma. La Dirección General de Contabilidad Gubernamental, fue creada mediante Ley No. 126-01, del 26 de junio del 2001.

Contabilidad Fiscal: Comprende la preparación y elaboración de los informes para fines de declaración y pago de impuestos por exigencias de leyes, decretos, resoluciones y normas de la Dirección General de Impuestos Interno (DGII).

Contabilidad de Costos: Es la parte de la contabilidad administrativa que se encarga de registrar e informar sobre la estimación de los costos, los métodos de asignación y la determinación de los costos de bienes y servicios.

Contabilidad por Áreas de Responsabilidad: Se utiliza en las empresas grandes donde el sistema de contabilidad tiene que organizarse para que informe sobre los resultados operacionales de áreas especificas, comparándolas a las estimulaciones presupuestarias. Estos reportes sirven para la evaluación del desempeño de los ejecutivos y mandos medio.

Relación de la Contabilidad con otras Ciencias

La contabilidad es una rama de las ciencias económicas y sociales que tiene una relación directa con el aspecto económico y social, en este sentido tiene una estrecha relación con la siguientes ciencias:

Finanzas: Es la ciencia que se encarga de optimizar los recursos con que cuenta una entidad, la contabilidad los registra e informa sobre sus resultados.

Administración: Tiene como propósito planificar, organizar, dirigir y controlar las acciones que tendrán efectos en los resultados parciales de la organización. En este aspecto, la contabilidad proporciona datos reales para el proceso de planeación , dispone de sistema par ala organización e interviene en el proceso de control.

Sociología: Se encarga del estudio de los fenómenos socioculturales que surgen de la interacción entre los individuos y el medio. La contabilidad surge precisamente cuando el hombre siente la necesidad de organizarse en grupos sociales para satisfacer los requisitos del grupo.

Economía; Estudia las necesidades y las fuentes de riquezas de las naciones. La contabilidad las registra, clasifica y las presenta en informes financieros para consumo de los economistas.

Derecho: Se encarga del estudio del marco legal de las empresas tanto en su creación como en su desarrollo. Las informaciones de la contabilidad financiera sirve de soporte a los conflictos legales entre patronos y empleados, y patronos y estado.

Matemática: Constituyen la base de presentación del contenido de los Estados Financieros, sirve de soporte para hacer análisis y proyecciones para resolver problemas.

Informática: Es una herramienta valiosísima para el procesamiento de las transacciones y la presentación de resultados confiables y oportunos. Las aplicaciones de contabilidad, nominas, cuentas por cobrar e inventarios son muestra de las operaciones que se ejecutan con la informática.

Psicología Industrial: Se encarga del estudio del comportamiento de los seres humanos y sus relaciones dentro de la empresa. Armonizar las relaciones entre el staff financiero y las demás áreas, trae logros significativos en el rendimiento de las operaciones que se ejecutan en la entidad.

Estadística: Se encarga de reunir información cuantitativa de individuos, grupos, hechos y de hacer deducciones y predicciones basadas en los datos recolectados. La contabilidad aporta datos históricos para uso de las proyecciones estadísticas.

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