Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del campo de la información financiera, es la planeación e instalación de sus sistema de contabilidad. Para lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las expectativas de la entidad económica, el especialista estudia su naturaleza, analiza los tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o selecciona, las formas de registros necesarios para controlar las operaciones que se han de producir.
Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en función de las operaciones de su forma y libros que lo integran. El proceso de registro, puede ser ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales como sistemas electrónicos.
Componentes básicos de un sistema
- Elaboración de organigrama: es la representación gráfica de la estructura, el orden jerárquico y la división de funciones en una organización, entidad o empresa.
- Manual de funciones: es un manual donde se describen todas las actividades a desarrollarse en cada uno de los puestos que se describen en el organigrama de la empresa.
- Diseño de formularios: consiste en elaborar de manera coordinación todos los formularios que utiliza una empresa para anotar sus operaciones y así facilitar el control y el registro de las mismas. Estos pueden ser: facturas, cheques, entradas de almacén, etc.
- Instructivos para uso de formularios: es describir la forma como debe llenarse el contenido de cada formulario para facilitar su aplicación.
- Elaboración de catalogo de cuentas: consiste en confeccionar una lista de los nombres y números de cuentas que integran el sistema. Esto debe hacerse de manera ordenada, atendiendo a la importancia y prioridad de cada cuenta con relación a la empresa.
- Procedimientos de control interno: consiste en describir de manera ordenada la forma de como la empresa va a desarrollar cada una de sus actividades, atendiendo a sus políticas generales.
- Diseño de los libros de registros: es diseñar los formatos concernientes a los libros que la empresa va a utilizar para registrar sus operaciones.
- Formatos de Estados Financieros: consiste en esquemas pre-elaborados concernientes a la forma de presentación de los Estados Financieros.
Es aquel que muestra todos los pasos que se siguen en una actividad particular o en un procedimiento. El diagrama que se muestra a continuación resume las siguientes actividades comprendidas al iniciar un sistema de contabilidad.
- Se prepara un estado de situación inicial en el que se preparar las partidas de activos, pasivos y capital de la empresa, a la fecha en que se comienza dicho sistema.
- Se hace un primer asiento en el Diario General para anotar los datos financieros del estado de situación inicial. Los activos se anotan como débitos, el pasivo y el capital como créditos.
- Las partidas que se anotan en el Diario General al hacer el asiento inicial se trasladan a las cuentas correspondientes del Mayor General.
Catalogo de cuentas
Para los registros de las transacciones, las organizaciones comerciales deben estar dotadas de un sistema de cuentas que le permite recolectar y agrupar sus datos, así como también le facilite su procesamiento y posterior informe. Esto se conoce como catalogo de cuentas, el cual consiste en un listado de todas las cuentas posibles a usar por la entidad, debidamente ordenadas con sus respectivos nombres y numeración.
El catalogo de cuenta tiene como objetivo:
- Sirve para la codificación de las cuentas para el proceso de clasificación y acumulación de datos.
- Facilita la preparación de los Estados Financieros, es la base para efectuar análisis y comparación.
- Para diseñar el catalogo de cuentas, el contador deberá producir y predecir las información financieras que requerirá la gerencia para el proceso decisorio.
Sistema de numeración
Hay cuatro sistemas que se utilizan para numerar las cuentas:
- Sistema numérico: en este sistema a las cuentas de activo se les asigna la serie 100 al 199, a las cuentas de pasivos del 200 a 299, a las cuentas de capital del 300 a 399, a las cuentas de ingresos del 400 a 499, a las cuentas de costos del 500 a 599, a las cuentas de gastos del 600 a 699.
- Sistema decimal: en este sistema se utilizan los números decimales del 1 al 9. Para la numeración de las cuentas se utiliza el siguiente cuadro, donde se detallan el nivel y los lugares que ocupan el grupo, el subgrupo, cuenta, subcuenta y subsubcuenta.
3.- Sistema nemotecnico: este sistema usa las letras del alfabeto para organizar las cuentas que confirman el catalogo.
Ejemplo: ABCG = Caja General
4.- Sistema combinado: es el sistema que mezcla números y el nemotecnico.
Ejemplo: A120 = Caja Chica
Teoría de la partida doble
Los registros de las transacciones que se hacen en contabilidad se llaman asientos y se fundamentan en la teoría de la partida doble, que consiste en que cuando se afecta una o más partidas en el lado débito por un determinado valor, debe afectarse una o más partidas en el lado débito por un determinado valor, debe afectarse una o más partidas en el lado crédito por el mismo valor.
De esta manera se mantiene la equidad matemática del Mayor General, que se confirma a través del Balance de Comprobación. Los registros en el Diario General también mantendrán el equilibrio matemático en el lado débito y el lado crédito. En resumen un débito origina un crédito.
La partida doble se fundamenta en los principios contables siguientes:
- No hay deudor sin acreedor, ya que en cualquier evento contable son necesarios los dos elementos de la relación cambiaría.
- Como consecuencia de lo expresado anteriormente, la suma del valor que se cargue a una o varias cuentas, ha de ser igual a la que se abone a otra u otras varias referidas a un mismo hecho contable.
- En cualquier momento, la suma de las cantidades deudoras que figuran en el débito de todas las cuentas ha de ser igual a la suma de las cantidades acreedoras que figuran en el crédito, en ese sentido, se mantiene la equidad matemática de la igualdad contable.
Cuentas reales y nominales
Reales: son las partidas que afectan directamente el Estado de Balance. Son reales, porque los eventos registrados tienen forma de objeto. Ej. billetes, productos, edificios, entre otros. Al inicial un nuevo ejercicio sus balances se transfieren al Diario General, aperturando las cuentas del Mayor General y sus auxiliares.
Nominales: Son las partidas que registran las operaciones de una empresa: Ingresos, costos y gastos. Los balances de estas cuentas forman el Estado de Resultado. Son nominales porque registran transacciones que tan sólo son un concepto, no existen y su utilidad posterior, es con fines estadísticos y comparativos.
¿Qué es una Cuenta?
La cuenta es un recurso que la contabilidad utiliza para reflejar los aumentos y disminuciones de los valores de las partidas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos. La forma más sencilla de una cuenta es la "T" que es la representación esquelética de la cuenta del Mayor General. El nombre de la cuenta "T" es por su parecido a la letra del alfabeto.
La cuenta tiene un lado izquierdo, un lado derecho y un lugar para consignar el nombre de la cuenta. Cuando se utiliza la cuenta "T" para resumir las transacciones, en un lado se anotan los aumentos y en el otro las disminuciones de acuerdo al "origen" de la cuenta. Al lado izquierdo dela cuenta se le llama débito y al lado derecho crédito.
Estos términos aparecen en el Renacimiento, cuando los contadores de la época registraban una compra a crédito la expresaban: "el Señor Manolo debe $0.00" y cuando registraban una venta a crédito, se expresaban: "el Señor Manolo confía que se le pague $0.00".
La palabra confiar proviene del latín credere, que significa confianza, de manera que credere evoluciona a la actual palabra crédito que se usa en el lado derecho de la cuenta y de la palabra debe proviene el débito.
Representación gráfica de una cuenta:
